¿Qué es un coche de alquiler?
23. mar. 2021 | Por Tim Ruhoff
Un vehículo compartido no está clasificado como el coche de una empresa. Los coches de las empresas están, por definición, asignados a una persona concreta. En cambio, un vehículo común está destinado a ser utilizado por varios empleados.
Coche de alquiler: ¿qué son exactamente?
El coche de alquiler se mantiene en la flota de la empresa y es de interés para los empleados que no necesitan conducir un coche de la empresa a diario. Los coches de alquiler se utilizan principalmente para los viajes de negocios. Los vehículos también pueden utilizarse para viajes privados si es posible según la legislación fiscal y se declara en consecuencia. Sin embargo, los viajes privados también pueden estar prohibidos. Si se utiliza un vehículo compartido para los negocios, los viajes de negocios son gratuitos.
Gestión de los vehículos de alquiler: ¿cómo se diseña?
El sistema, también conocido como Car Sharing Corporativo, funciona mediante sofisticados mecanismos de reserva. Normalmente se utiliza un sistema de reservas, que puede ser gestionado por un sofisticado software o manualmente. También se utilizan programas como Outlook y Excel para las reservas. La gestión de los vehículos de la flota se encarga de los vehículos. Se puede emplear un gestor de flota para realizar las sesiones informativas de seguridad necesarias y legalmente exigidas. El gestor de la flota también comprueba los permisos de conducir de los empleados que desean utilizar un vehículo de la flota.
Si la gestión de vehículos se diseña de forma eficiente, una flota con vehículos de uso común puede ofrecer un potencial de ahorro. Para lograr el mayor potencial de ahorro posible, las estadísticas de utilización de la flota deben ser efectivas y, si es necesario, optimizadas.
Vehículo de pool: ¿permitir viajes privados o no?
El vehículo compartido puede utilizarse para viajes privados si se declara en el impuesto y lo permite la empresa. La decisión de si un vehículo compartido puede utilizarse también para viajes privados corre a cargo de la propia empresa. Si una empresa no permite que los vehículos del pool se utilicen para fiestas privadas, puede haber sanciones por incumplimiento. El incumplimiento de la prohibición puede controlarse mediante el seguimiento, por ejemplo.
Ventajas de la prohibición del uso privado:
- Se reduce la distancia al lugar de trabajo
- Se pueden instalar dispositivos de seguimiento
Si los vehículos se utilizan exclusivamente con fines empresariales, se pueden instalar dispositivos de seguimiento. Por supuesto, hay que aclarar los aspectos legales antes de instalar dispositivos de seguimiento. Si los vehículos del Corporate CarSharing se utilizan también para viajes privados, estos viajes no podrán ser rastreados. La empresa debe encontrar una solución que impida la grabación de los viajes privados.
¿Qué hay que tener en cuenta en términos de legislación fiscal?
Si el vehículo de la empresa o el vehículo compartido se utiliza también de forma privada, se deben tener en cuenta los ingresos imputados. En el caso de los vehículos comunes, los ingresos imputados se calculan a partir del total de los vehículos existentes y utilizados conjuntamente. Se utiliza la llamada regla del 1%. Para ello, el valor de la flota se divide por el número de empleados con derecho a percibirla. La cifra obtenida debe tomarse como un valor medio del que se deduce el 1% de los ingresos del trabajador. El 1% se deduce independientemente del uso. Esto significa que no es decisivo si el vehículo compartido se utiliza realmente para viajes privados o no.
También se puede utilizar como alternativa un cuaderno de registro del conductor. En el cuaderno de registro de un conductor, los viajes privados y los viajes de negocios se registran con todo detalle. El registro puede llevarse en formato digital o en papel. Los formularios en papel, que requieren un registro manual, pertenecen a las variantes de registro costosas. Los diarios electrónicos o digitales son mejores. Estos se pueden mantener con relativamente poco esfuerzo. Existen soluciones digitales que pueden utilizarse a través de un navegador (aplicación web) o una aplicación para smartphones. Hay que procurar que se admita el mayor número posible de sistemas operativos.
Prohibición del uso privado: ¿cómo puede aplicarse?
Si los vehículos de Car Sharing Corporativo sólo se van a utilizar para fines empresariales y se prohíbe el uso privado, la prohibición de uso privado debe quedar constatada por escrito. Es aconsejable estipular también en los contratos de trabajo de los empleados la prohibición del uso privado de vehículos en el Car Sharing Corporativo. Esto también se aplica a los ejecutivos, como los directores generales. La empresa debe insistir en la aplicación estricta de la prohibición de uso privado, porque la Agencia Tributaria no debe enterarse de que se ha incumplido la prohibición. Si se incumple la prohibición de uso privado, se asume una carga fiscal para la empresa y hay un beneficio no monetario. Esto ya se aplica si un empleado tiene la oportunidad de utilizar un vehículo de la flota para fines privados. La prohibición del uso privado debe comprobarse regularmente, ya que, de lo contrario, la Agencia Tributaria asume el uso privado.
Reserva de vehículos: no hay derecho a coches comunes idénticos
Si se utiliza un parque móvil y se pone a disposición de varios empleados, se puede llegar a un acuerdo para el uso repetido del mismo vehículo, pero el empleado en cuestión no tiene derecho al mismo vehículo. Para permitir una reserva optimizada de vehículos, se utilizan sistemas de software como fleetster. Los sistemas mantienen las llamadas "reservas de categoría", que sólo muestran la categoría del vehículo, pero no enumeran los vehículos individuales. Esto evita la elección de un coche favorito.
Regla del 1%: vehículo de uso compartido, frente al coche de una empresa
Un coche de una empresa que esté a disposición de un empleado puede utilizarse para desplazamientos privados. La regla del 1% se utiliza a menudo para la separación de impuestos. En este caso, el 1% del precio nuevo de un vehículo se compensa con el impuesto sobre la renta en forma de importe único. El valor del vehículo se compensa con los ingresos respectivos en un 1% y se grava en consecuencia de forma individual.
Si existe una flota corporativa de coches compartidos, el beneficio monetario se asigna por igual a todos los empleados con derecho a utilizar el vehículo. Este cálculo puede percibirse como injusto, ya que no todos los empleados utilizan el vehículo en la misma medida para sus desplazamientos privados.
Fiscalidad a través del libro de registros
En general, la fiscalidad de los vehículos de una flota es muy compleja y suele haber dificultades con la Agencia Tributaria. Es aconsejable llevar un libro de registros, e ingresar meticulosamente los viajes privados y de negocios. La desventaja de un libro de registros es que requiere de mucho tiempo. Los libros de registro de los conductores manuales a menudo tienen que ser probados con recibos y guardados en consecuencia. Debido al elevado gasto de tiempo, las empresas recurren no pocas veces a la regla del 1%. La solución para no necesitar la regla del 1%, puede ser la prohibición del uso de viajes privados. Si el propietario de una empresa no quiere ni la regla del 1% ni la prohibición de la conducción privada, un libro de registro electrónico puede ayudarle. Un cuaderno de conducción digitalizado reduce la cantidad de papeleo.
Modernos desarrollos para reservar
Los vehículos pueden reservarse a través de, por ejemplo una aplicación. Una aplicación interna de la empresa permite reservar sin complicaciones a los empleados de un grupo de usuarios. Para ello, los vehículos deben estar registrados y los empleados autorizados deben estar incluidos en un grupo de usuarios. Una innovadora plataforma de reservas muestra qué vehículos están disponibles y cuáles pueden reservarse. La plataforma de reservas también debe mostrar la ubicación del vehículo libre. Una plataforma de reservas eficaz puede sustituir a los sistemas menos eficientes (Outlook y Excel) para las reservas.